日報と勤怠報告の連携ツール

背景

現在では、アルバイトの稼働について、Slackのtech-activityチャンネルに日々の日報を記入している。作業内容の可視化だけでなく、できたこと・できなかったことを言語化して社員の方に見てもらう意味を持っている。

それとは別に、勤怠管理と給与計算のために、毎月スプレッドシートに稼働実績を自分たちで記入している。基本的にはtech-activityに記入する日報から内容を抜き出せばよいが、1日に様々なプロジェクトで稼働していたり、休憩を多く挟んでいたりすると、そのままではスプレッドシートの記入制約を満たすことができず、フォーマットを整形しなおす必要がある。

また、日報の写し間違えがないかといったことの確認作業も発生しており、担当者に少なくはない負担がかかっているため、tech-activityの内容と勤怠管理シートの内容を自動的に同期させる仕組みがあれば、アルバイトとプロパー社員両方にとってメリットがある。

実現したいこと

• tech-activityでの日報の内容と、勤怠管理シートの内容の同期
• 日報のフォーマットの統一
• スプレッドシートの記入行数制限についての管理や、制限を超えたときの対応方法について、その運用手続きをはっきりとさせる。
• プロジェクトコードを探したりする記入に関する負担軽減
• （追加で）毎月のアルバイトの稼働実績の可視化

成果物のイメージ

実現のために行うこと

• 要件定義
• 技術選定
• テーブル設計
• 認証機能の実装
• 記入アプリのUI作成

入力とデータ反映の流れ

1. ユーザーがUIから日報を入力
2. 入力内容はSupabase上のDBで管理するTIMESHEETSテーブルに格納されて保存
3. ボタンを押してSlackに日報、スプレッドシートに勤怠を投稿する

テーブル設計

主要テーブル

• USERS
  • アプリのログインユーザー情報を格納する
• PROJECTS
  • プロジェクトコードとプロジェクト名の対応を格納する
• TIMESHEETS
  • 最新の日報の内容を保持。通常はこれを見れば良い。

勤怠ログ管理テーブル

• TIMESHEET_REVISIONS
  • 日報の更新/削除前のスナップショットを保存する。versionは自動採番。 これにより、いつ・誰が・なぜ変更したのかを追跡できる。

勤怠データとSlackメッセージの対応テーブル

• SLACK_MESSAGES
  • 1つの勤怠に対してSLACKに投稿するメッセージと、投稿状況を保持する。 どのSlackメッセージ（channel_id + message_ts）に対応するかを保持。
    • 新規投稿時：新しいレコードを作成し、message_tsを保存する。
    • 編集時：message_tsを使ってSlackの「メッセージ編集API」を利用する。 （Slack：Web APIを利用してメッセージを編集する）

勤怠データとSpreadsheet行の対応テーブル

まだ設計していないが、同様に勤怠データとスプレッドシートの行を対応付けるテーブルを作成する予定。

USERSテーブル

カラム名	型	制約	説明
id	uuid	PK	ユーザーID
email	text	UNIQUE	メールアドレス
password	text	NOT NULL	パスワード

PROJECTSテーブル

カラム名	型	制約	説明
code	text	PK	プロジェクトコード
name	text	NOT NULL	プロジェクト名

TIMESHEETSテーブル

カラム名	型	制約	説明
id	uuid	PK	勤怠ID
work_date	date	NOT NULL	作業日
start_time	time	NOT NULL	開始時間
end_time	time	NOT NULL	終了時間
project_code	text	FK (PROJECTS.code)	プロジェクトコード
task	text	NOT NULL	作業内容
done	text		できたこと
not_done	text		できなかったこと
next_action	text		次にやること
proper	text		担当社員
user_id	uuid	FK (USERS.id)	ユーザーID
created_at	timestamptz	NOT NULL	作成日時
updated_at	timestamptz	NOT NULL	更新日時
deleted_at	timestamptz		削除日時

TIMESHEET_REVISIONSテーブル

カラム名	型	制約	説明
id	uuid	PK	スナップショットID
timesheet_id	uuid	FK (TIMESHEETS.id)	勤怠ID
version	integer	NOT NULL	バージョン
snapshot	jsonb	NOT NULL	スナッショット
changed_by	uuid	FK (USERS.id)	変更者
change_reason	text		変更理由
changed_at	timestamptz	NOT NULL	変更日時

SLACK_MESSAGESテーブル

カラム名	型	制約	説明
id	uuid	PK	レコードID
timesheet_id	uuid	FK (TIMESHEETS.id)	勤怠ID
payload	jsonb	NOT NULL	Slackメッセージのペイロード
operation	text	(create, update, delete)	操作
channel_id	text	NOT NULL	チャンネルID
message_ts	text	NOT NULL	Slackメッセージのタイムスタンプ
status	text	(sent, failed)	送信ステータス
attempt_count	integer	NOT NULL	試行回数
last_error	text		最終エラー
last_synced_at	timestamptz		最終同期日時
created_at	timestamptz	NOT NULL	作成日時
updated_at	timestamptz	NOT NULL	更新日時
idempotency_key	text	UNIQUE	冪等キー

ER図

erDiagram USERS { uuid id PK "supabase auth uid" text email text password } PROJECTS { text code PK text name } TIMESHEETS { uuid id PK date work_date time start_time time end_time text project_code text task text done text not_done text next_action text proper uuid user_id FK timestamptz created_at timestamptz updated_at timestamptz deleted_at } TIMESHEET_REVISIONS { uuid id PK uuid timesheet_id FK integer version jsonb snapshot uuid changed_by FK text change_reason timestamptz changed_at } SLACK_MESSAGES { uuid id PK uuid timesheet_id FK jsonb payload text channel_id text message_ts text status integer attempt_count text last_error timestamptz last_synced_at timestamptz created_at timestamptz updated_at text idempotency_key } USERS ||--o{ TIMESHEETS : has PROJECTS ||--o{ TIMESHEETS : has TIMESHEETS ||--|{ TIMESHEET_REVISIONS : versions TIMESHEETS ||--|| SLACK_MESSAGES : syncs

▼ Mermaidソースコードを表示

erDiagram
    USERS {
        uuid id PK "supabase auth uid"
        text email
        text password
    }

    PROJECTS {
        text code PK
        text name
    }

    TIMESHEETS {
        uuid id PK
        date work_date
        time start_time
        time end_time
        text project_code
        text task
        text done
        text not_done
        text next_action
        text proper
        uuid user_id FK
        timestamptz created_at
        timestamptz updated_at
        timestamptz deleted_at
    }

    TIMESHEET_REVISIONS {
        uuid id PK
        uuid timesheet_id FK
        integer version
        jsonb snapshot
        uuid changed_by FK
        text change_reason
        timestamptz changed_at
    }

    SLACK_MESSAGES {
        uuid id PK
        uuid timesheet_id FK
        jsonb payload
        text channel_id
        text message_ts
        text status
        integer attempt_count
        text last_error
        timestamptz last_synced_at
        timestamptz created_at
        timestamptz updated_at
        text idempotency_key
    }

    USERS ||--o{ TIMESHEETS : has
    PROJECTS ||--o{ TIMESHEETS : has

    TIMESHEETS ||--|{ TIMESHEET_REVISIONS : versions
    TIMESHEETS ||--|| SLACK_MESSAGES : syncs

ロジックフロー設計

新規作成

1. ユーザーがUIから日報を入力
2. 入力内容はSupabase上のDBで管理しているTIMESHEETSテーブルにINSERT
3. Slackへの投稿ボタンを押すと、Slack_MESSAGESをstatus='sending'でINSERT
4. SlackAPI chat.postMessageをawait

• 成功：SLACK_MESSAGESのstatus='sent', last_synced_at=now()にUPDATE
• 失敗：status='failed' / attempt_count++ / last_error=error_msgにUPDATEして、再送を促す

編集

1. TIMESHEETSをUPDATE（トリガーでTIMESHEET_REVISIONSに旧値が保存）
2. Slackへの更新ボタンを押すと、SLACK_MESSAGESをstatus='sending'にUPDATE / INSERTする。

• message_tsがあればSlackAPI chat.updateをawaitして編集。
• なければchat.postMessageをawaitして送信。

削除

1. TIMESHEETSのdeleted_at=now()にUPDATE（トリガーでTIMESHEET_REVISIONSに旧値が保存）

もしSlackにメッセージ送信済みならば、

2. SLACK_MESSAGESのstatus='sending'にUPDATE
3. SlackAPI chat.deleteをawait

• 成功： TIMESHEETSを削除する。（Slackでの削除が完了したことを確認してDB削除）
• 失敗：status='failed', last_errorにUPDATEして、再送を促す

スプシの行数制限の対応について